3 MINUTOS DE LECTURA
¿Llegó el momento de contratar por primera vez a una agencia digital o elegir a una nueva? Entonces es muy importante que consideres los siguientes factores al contratar a una agencia digital, ya que esto te dará oportunidad de trabajar con claridad y saber a ciencia cierta hasta dónde llegan los servicios que adquiriste.
Definir expectativas.
Para empezar, tenemos que dividir entre las expectativas sobre los servicios que se incluyen en un contrato y las expectativas personales que se generan al empezar una relación. Lo difícil en realidad recae sobre las expectativas personales, ya que ahí empezamos a entrar en territorios subjetivos y se vuelve complicado definir lo que se puede esperar de la agencia.
Las expectativas deben definirse a partir del tipo de agencia que se está contratando, la forma de trabajar de cada agencia normalmente depende de su tamaño, enfoque o filosofía. Lo que nos lleva al siguiente punto...
Elegir el tipo de agencia.
Deberías elegir al tipo de agencia según tus necesidades. Por ejemplo, las agencias de grupo o las llamadas “grandes”, aunque confiables y seguras, suelen ser lentas y muy alineadas a procesos y jerarquías, lo que las hace poco flexibles o incluso en ocasiones “frías”. Por otro lado, las agencias boutique o “chicas” se enfocan en la atención personalizada, en el apapacho y en ser un aliado que de vez en cuando se permite salirse un poco de su “scope” de servicios y trabajar con más libertad, como Paragraph.
Reunión con la agencia digital.
Una vez que sabemos con qué tipo de agencia nos gustaría trabajar y tenemos identificadas a dos o tres, solo es cuestión de pasar a la siguiente etapa, tal vez la más importante: tener una plática frente a frente. El objetivo de esta reunión es evaluar el rapport que tenemos con el equipo de la agencia, ya que son las personas con las que estaremos trabajando por un año o más y es el tener una buena relación personal con ese equipo, lo que permitirá que haya empatía y que la agencia busque que tus objetivos se cumplan. Así, tus expectativas siempre podrán ser alcanzadas o incluso superadas, pero eso sí, “keep it real”.
Crear un SLA.
Una vez que ya hayas elegido a tu agencia, es momento de crear el SLA (Service Level Agreement). Este documento es clave para entender a profundidad cómo se entregarán los servicios que se contratan y puede ser tan descriptivo como sea necesario, esto depende mucho de la agencia y de su forma de trabajar.
En Paragraph, se suele hacer un documento extenso que describe uno por uno los servicios, canales de comunicación, horarios de trabajo, forma de trabajo, tiempos y velocidad de respuesta en que el personal involucrado entregará dichos servicios y sus roles; en fin, todo elemento que permita delimitar perfectamente el alcance de la agencia. Este documento es muy útil a la hora de generar un contrato ya que de forma muy clara establece responsabilidades o incluso, objetivos.
Cabe aclarar que el SLA normalmente aplica cuando la agencia está siendo contratada por servicios de marketing y/o publicidad con un contrato a largo plazo (mínimo un año). En el caso de contratar por proyecto, normalmente la cotización delimita el alcance del mismo.
De esta forma, las expectativas quedan muy bien definidas y es fácil saber qué pedir y cuándo pedirlo.
En resumen, tu agencia debe ser un aliado tu estrategia de marketing que busque facilitarte la vida y te ayude a resolver problemas con entendimiento del contexto, siempre cumpliendo cabalmente con lo establecido en el SLA.
